Rengjøring av innboksen din er en oppgave som de fleste av oss kaster på vår "I-tackle-that-later-list" - rett mellom arkiveringsrapporter og organisering av søppelskuffer. Men hvorfor?
Fordi mennesker er hardpresset til å gjøre noe med mindre de ser en oppside.
Her er en grunn til å gjøre innboksen organisasjon høy prioritet: det vil gjøre deg til et lykkeligere, mer fredelig, mer produktivt menneske.
I en studie utført av Radicati noen år tilbake, forutslo forskere at gjennomsnittlig arbeidstakeren ville sende og motta ca 125 e-postmeldinger om dagen innen år 2015. Det handler om 45.625 e-poster om året, inkludert "graymail", men ikke personlig e-post. Så, hvis du har venner, kan du gå videre og støte det nummeret opp. Hva legger det opp til tidvis?
I 2012 fant en McKinsey & Company-rapport at folk bruker rundt 28% av arbeidsugen til å lese og svare på e-post. Det er omtrent 12 timer i uken. Jeg vet ikke om deg, men hvis jeg kunne klippe det nummeret i halvparten, ville jeg ha mer tid til å gå til yoga.
Men det handler om mer enn å frigjøre tiden din. Jeg tror at innboksen din er en representasjon av sinnstilstanden din. Og å rydde det ut, handler egentlig om freden som kommer sammen med å beseire psykisk rot. Når du begynner å tenke på e-post på denne måten, ser du plutselig viktigheten av å få innboksen din under kontroll. Her er noen trinn for å komme i gang:
1. Spør deg selv de harde spørsmålene. Du lurer kanskje på hva selvrefleksjon har å gjøre med innboksen din. Alt, egentlig. Ytre er en representasjon av det indre. Å tenke på innboksen din som en refleksjon av sinnstilstanden, begynner med å spørre deg selv hvorfor du har latt innboksen din gå ut av kontroll og hvilke andre ting som kan gjøre din følelse ute av kontroll i livet ditt. Svaret kan være så enkelt som å være overbooket eller så alvorlig som å unngå en mye trengte karriereforandring. Identifisere og møte disse problemene kan være den vanskeligste delen av hele prosessen. Svar deg ærlig, og du vil være mentalt og følelsesmessig forberedt på å takle oppgaven.
2. "RDFS" dine uleste e-poster. I sin bok, Bird by Bird: Noen instruksjoner for skriving og liv , husker Anne Lamott hvordan hun som bror en gang var overveldet av et skoleprosjekt om fugler. Hennes far fortalte broren sin om å ta prosjektet "bird by bird", så han ville ikke bli skremt av den store oppgaven som var i forkant. Du kan ha et skremmende antall uleste e-poster for å gå skjønt. Du må gjøre det fugl av fugl. Ikke tenk på å bli ferdig, bare pek bort i innboksen din, og husk at du forplikter deg til denne oppgaven for ditt mentale velvære. Å se hver e-post som alle har en hensikt gjør at du blir kvitt dem føler at du har oppnådd noe. "RDFS" -ing er en enkel måte å gjøre det på. Jeg tilpasset dette ferske akronymet fra en tidligere sjef av meg som fortalte meg at hver ny e-post krever en av fire handlinger: Svar umiddelbart, slett uten å svare, følg opp eller lagre for fremtidig referanse. Å vite at du bare har fire valg for hver ny e-post vil diffusere følelser av ubesluttsomhet og hjelpeløshet, kutte ned tiden det tar å sortere dine uleste e-postmeldinger og øke produktiviteten. Når du går gjennom alle 5.000 av uleste e-postadressene dine (eller hva tallet ditt er ... ingen dom her), kan en stor del av dem falle inn i kategorien "oppfølging" eller "Lagre for fremtidig referanse", men det er derfor et viktig neste skritt er å få et organisasjonssystem på plass som fungerer for deg.
3. Organiser hva som er igjen. Det slutter aldri å forbløffe meg hvordan vi er overbevist om organisasjonens løfte. Googles splitter nye e-posttjeneste som heter Inbox, bruker en "e-post som en gjøremålsliste." Den lar deg sortere e-postmeldinger i "pinned, " "snoozed" eller "done" kategorier og samler stort antall e-poster i "bunter" til gjør innboksen rotet mer håndterlig. Ja, det er veldig brukervennlig, men bli ikke forført av det slickness. Du trenger ikke å få det til å få innboksen din ren. Det er ikke noe magisk liv hack som skal gjøre denne prosessen enklere. Men her er de gode nyhetene: det er en idiotsikker formel. Avklart innboksen din krever bare å utvikle et system og holde konsistens med det. Hvis du kan forplikte deg til det, er du gull. Her er hvordan jeg gjør det: Jeg bruker en Gmail-innboks for hele min e-post, og etter at jeg har "RDFS" - med de nye e-postene mine, arkiverer jeg "lagre for fremtidig referanse "E-postmeldinger ved hjelp av Gmails mapper, som kan være fargekodede og nestede. Hvis en passende mappe ikke finnes, lager jeg en ny. Jeg har 65 aktive mapper for øyeblikket. (De fleste e-postservere kan utføre en lignende funksjon hvis du ikke bruker Gmail.) Da adresserer jeg mine "oppfølging" e-postadresser, som jeg beholder i innboksen min (jeg prøver aldri å la det nummeret komme over 100, fordi jeg vet det gjør meg personlig overveldet). Hvis disse "oppfølgings" e-postene krever en handling fra min side, oppretter jeg en "oppgave" i Google Kalender (for eksempel: "Velg et sted for lunsj med Lisa" eller "Send Excel regneark til sjefen min") og legg til en forfallsdato til den oppgaven, så får jeg en påminnelse om nødvendig. På den måten våkner jeg ikke opp midt om natten og bekymrer meg for hva jeg glemte å gjøre. Seriøst er det verdt den gode natts søvn. Utfordre deg selv til å utvikle din egen organisasjonsprotokoll. En hvilken som helst metode som er behagelig og bærekraftig for deg, vil fungere hvis du holder deg til det.
4. Takle de store steinene først. Ifølge Stephen Covey som skrev The 7 Habits of Highly Successful People, er de "store bergarter av livet" de oppgaver som hvis du ikke legger først, vil du aldri komme til dem i det hele tatt. Likevel er de ofte det viktigste. Og når vi unngår dem, veier de tungt på oss mentalt og følelsesmessig. Når du bruker den store steinemaforen til e-post, kan du se hvor lett det er å bruke flertallet av tiden din på nettet, takket være små sandkorn - haster e-postmeldinger som krever umiddelbar oppmerksomhet og gi oss en illusjon av produktivitet - og legg ut de store bergarter - e-postmeldinger som krever at vi seriøst tenker eller gjør. Jo lenger de store bergarter blir de-prioritert, jo mer angstprovokerende blir de for oss. Diffus potensialspenning ved å gjøre et løfte om å takle de store rockemailene først. Alltid. Det kan virke motstridende å adressere de vanskeligere, mer tidkrevende innbokselementene først, men det tar tid å finne ut hva de e-postene krever av deg, og du vil spare tid og stress i det lange løp. Når du har pustet ut, føler du deg skulderspennefrigjøring, beundrer din uberørte innboks, den begynner å fylle opp igjen. Sånn er livet. Men ikke bli overveldet - den dype ren er ferdig, og det er den harde delen. Vedlikehold er den enkle delen nå, da du har et tåpelsikkert system på plass. Jeg snakker av erfaring når jeg sier at produktive dager og fredelige netter vil være all motivasjon du trenger for å holde innboksen din fra å bli rotete igjen.
